Upphandla trappstädningen så snart föreningen har fler än en eller två uppgångar, hög genomströmning av besökare eller flyttar, eller när städningen börjar likna en arbetsgivarfråga. Skriv alltid en kravspecifikation med frekvensbilaga som skickas till alla anbudsgivare, begär pris både med och utan moms, och kräv bevis på F‑skatt och ansvarsförsäkring innan ni skriver på. Kom ihåg att RUT‑avdrag inte gäller trapphus eller tvättstuga, så hela kostnaden ska in i föreningens budget utan avdrag.
Kort sagt:
- Föreningen bör upphandla trappstädning vid fler än två uppgångar eller när arbetet kräver externt ansvar, särskilt vid hög belastning och behov av dokumenterad kontinuitet.
- Kravspecifikationen måste vara tydlig, med exakta ytor, moment och frekvenser, samt separat prissättning för tilläggstjänster för att underlätta jämförelse mellan anbud.
- Avtalet ska innehålla tydliga villkor som avtalstid, indexklausul, ansvarsförsäkring och inspektioner för att juridiskt skydda föreningen.
- Pris på trappstädning varierar ofta mellan 500 och 6 000 kronor per månad beroende på fastighetens storlek och antal uppgångar, med timpriser mellan 150 och 400 kronor.
- Styrelsen bör följa upp städkvaliteten med kvartalsvisa kontroller baserade på INSTA 800-standarden och utse en kontaktperson för att säkerställa kontinuitet.
Innehållsförteckning
- När ska föreningen upphandla trappstädning i BRF?
- Mall: vad kravspecifikationen och frekvensbilagan måste innehålla
- Vilka avtalsvillkor skyddar föreningen juridiskt?
- Hur mäter ni städkvaliteten enligt INSTA 800?
- Vad kostar trappstädning för en BRF?
- Hur följer styrelsen upp städavtalet i praktiken?
- Varbergs HemService: lokalt perspektiv och erfarenheter från uppdrag för BRF
- Begär offert och platsbesök för trappstädningen
- Källor
- Vanliga frågor
När ska föreningen upphandla trappstädning i BRF?
Storleken på fastigheten avgör mest. En förening med en uppgång och få lägenheter klarar sig ofta med ett enklare arrangemang, men redan vid två eller tre uppgångar blir samordningen svår att sköta ideellt. Ålder på fastigheten spelar också in: äldre trapphus med mycket trä och räcken kräver oftare proffsutrustning för att inte skadas av fel rengöringsmedel.
Det som verkligen avgör frågan är arbetsgivaransvaret. Betalar föreningen en medlem för städning och ersättningen närmar sig eller överstiger omkring 1 000 kronor per år och person, uppstår skyldighet att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter. Många styrelser missar detta helt och riskerar efterbeskattning.
Tre saker som talar för entreprenad snarare än egenstädning:
- Fler än en eller två uppgångar, eller hög belastning från flyttar och visningar.
- Behov av dokumenterad kontinuitet, till exempel inför en stämma eller besiktning.
- Risk att en betalning till en medlem klassas som lön i stället för ett arvode.
Mall: vad kravspecifikationen och frekvensbilagan måste innehålla
En kravspecifikation utan konkreta ytor och frekvenser är i praktiken oanvändbar. Alla anbudsgivare måste få exakt samma kravspecifikation och frekvensbilaga för att offerterna ska kunna jämföras rakt av. Skriv bilagan så att varje yta har ett moment och ett intervall.
- Entré och dörrhandtag: torkas dagligen vid hög belastning, annars två till tre gånger i veckan.
- Trappsteg och räcken: dammtorkas och våttorkas enligt vald frekvens, med särskild not om räckesmaterial (trä, metall, glas).
- Hiss: golv och paneler torkas, knappar och handtag desinficeras oftare vid smittorisk.
- Tvättstuga: golv, maskiner och ytor torkas efter angiven turordning.
- Källare och garage: sopning och grovstädning med lägre frekvens, ofta månadsvis.
Undvik formuleringar som "vid behov" eller "efter önskemål". Experter varnar för just den typen av luddiga krav, eftersom de inte går att kontrollera efteråt. Skriv i stället "två gånger per vecka, tisdag och fredag" eller motsvarande konkret tidsangivelse.
Separera grunduppdraget från tilläggstjänster. Fönsterputs, mattvätt och sandsopning på våren bör ha egna á‑priser i stället för att gömmas i månadsavgiften, vilket också är en vanlig branschrekommendation.
Proffstips: Be leverantören fylla i frekvensbilagan som en tabell med kolumnerna yta, moment och frekvens, och kräv att den bifogas som en del av det bindande anbudet, inte bara som ett muntligt löfte.
Vilka avtalsvillkor skyddar föreningen juridiskt?
Ett städavtal mellan en BRF och ett städbolag är ett kommersiellt avtal mellan två juridiska personer. Det finns inget automatiskt konsumentskydd att falla tillbaka på om något går fel, skyddet måste skrivas in i avtalet från början. Det gör avtalstexten viktigare än många styrelser inser.
Punkter som bör finnas med:
- Avtalstid och uppsägningstid: ofta tolv månader med tre månaders uppsägning, samt en kortare prövoperiod på tre till sex månader.
- Indexklausul: koppla prisjusteringar till index som AKI eller SBIX i stället för fria höjningar.
- Vite: en tydlig ekonomisk påföljd vid upprepade brister, inte bara en muntlig varning.
- Försäkring och skatt: krav på giltig ansvarsförsäkring och registrerad F‑skatt.
- Kollektivavtal: rimligt att kräva bevis på kollektivavtal för att sortera bort oseriösa aktörer redan i anbudsskedet.
Be alltid om referenser från andra bostadsrättsföreningar och genomför ett platsbesök innan avtalet skrivs. Ett företag som ogärna visar upp befintliga uppdrag är sällan rätt val för en flerårig relation.
Hur mäter ni städkvaliteten enligt INSTA 800?
INSTA 800 är en nordisk standard för att beskriva och mäta städkvalitet objektivt, i stället för att luta sig mot subjektiva intryck. Standarden anger kvalitetsnivåer, ofta på en skala från 0 till 5, där varje nivå beskriver hur mycket smuts eller damm som får finnas kvar på en yta efter städning.
I praktiken skriver ni in i avtalet vilken nivå som gäller för varje yttyp, till exempel nivå 2 för trappsteg och nivå 3 för källarutrymmen. Det gör det möjligt att göra stickprov och avgöra objektivt om kravet uppfyllts, i stället för att tvista om "det ser smutsigt ut".
Kvartalsvisa genomgångar med dokumentation är den mest praktiska modellen. Ett avtal utan uppföljning blir snabbt en kostnad utan kontroll, oavsett hur bra kravspecifikationen såg ut vid undertecknandet.
Proffstips: Sätt en tydlig gräns redan i avtalet, till exempel att tre underkända stickprov inom sex månader utlöser ett skriftligt varningsmöte innan vite blir aktuellt.
Vad kostar trappstädning för en BRF?
Prisintervallen varierar med fastighetens storlek: små fastigheter hamnar ofta runt 500 till 1 500 kronor i månaden, medelstora föreningar runt 1 500 till 3 000 kronor, och större fastigheter mellan 3 000 och 6 000 kronor. Timpriset ligger vanligen mellan 150 och 400 kronor, med lokal variation beroende på ort och konkurrens.
Begär alltid pris både med och utan moms, eftersom RUT‑avdrag inte gäller gemensamma utrymmen som trapphus och tvättstuga. Det är en fråga föreningar ofta missar tills fakturan kommer, och som ett lokalt räkneexempel på trappstädningens pris i Varberg visar tydligt vad det innebär i kronor.
- Ett medelstort exempel med tre uppgångar och 30 lägenheter landar ofta på en kostnad per lägenhet som är rimligt låg varje månad.
- Fast månadspris för grunduppdraget, separata á‑priser för säsongstjänster som fönsterputs och sandsopning.
- Jämför alltid offerter på exakt samma frekvensbilaga, annars blir prisjämförelsen missvisande.
Hur följer styrelsen upp städavtalet i praktiken?
Utse en fast kontaktperson i styrelsen och kräv motsvarande hos leverantören. Att värdera leverantörens förmåga till uppföljning lika högt som priset är ett av de bästa råden för att undvika problem senare.
- Boka kvartalsmöten där avvikelser gås igenom med foton och protokoll som stöd.
- Gör oanmälda stickprov mellan mötena och jämför resultatet mot avtalad INSTA 800‑nivå.
- Vid första avvikelsen: skriftlig feedback direkt till kontaktpersonen.
- Vid upprepad avvikelse: formell varning med tidsfrist för åtgärd.
- Vid fortsatt brist: aktivera vitesklausulen eller inled omförhandling, i värsta fall uppsägning.
En praktisk guide för kvalitetssäkring steg för steg kan fungera som stöd när styrelsen bygger sin egen dokumentationsrutin.
Varbergs HemService: lokalt perspektiv och erfarenheter från uppdrag för BRF
De vanligaste fallgroparna vi ser hos föreningar är inte priset, utan otydligheten. Styrelser skriver "städning enligt behov" och blir sedan förvånade när ingen part vet vad som förväntas. Ett bra avtal löser det innan det blir en konflikt.
Ett seriöst upplägg för trappstädning i en förening bygger på platsbesök innan offert, en namngiven kontaktperson som känner fastigheten, och en garanti som gör det tydligt vad som händer om ett moment missas. Ett städbolag som gärna skriver in mätbara krav i avtalet har oftast inget att dölja. Det är den typen av öppenhet som gör att ett avtal håller i flera år utan att styrelsearbetet ökar.
— Daniel
Begär offert och platsbesök för trappstädningen
En alternativ väg för styrelser som vill slippa gissa sig fram till en kravspecifikation är att anlita en lokal städfirma. Ett platsbesök innan offert betyder att frekvensbilagan byggs utifrån fastighetens verkliga uppgångar, hiss och tvättstuga, inte en generisk mall.
Föreningen kan få en namngiven kontaktperson, referenser från andra bostadsrättsföreningar och en garanti på utfört arbete, vilket är viktiga trygghetspunkter. Trappstädning, hisstädning och byggstädning för föreningar och företag hanteras genom företagstjänsterna på webbplatsen, medan hela tjänsteutbudet och kontaktuppgifter finns på Varbergshemservice. Hör av er för en kostnadsfri bedömning av just er fastighet, och få ett skriftligt underlag att jämföra mot andra anbud.
Vanliga frågor
Får BRF göra RUT‑avdrag på trappstädning?
Nej, Skatteverket medger inte RUT‑avdrag för städning av gemensamma utrymmen som trapphus och tvättstuga i en bostadsrättsförening. Hela kostnaden inklusive moms ska räknas in i föreningens budget.
Vad ska ingå i kravspecifikationen vid upphandling?
Specifikationen ska ange varje yta, exempelvis trappsteg, räcken, hiss och tvättstuga, med ett tydligt moment och en frekvens för varje. Alla anbudsgivare måste få samma kravspecifikation och frekvensbilaga för att offerterna ska gå att jämföra rakt av.
Hur mycket kostar trappstädning för en BRF?
Priset beror på fastighetens storlek, men typiska intervall ligger mellan 500 och 1 500 kronor i månaden för mindre fastigheter och upp till 3 000 till 6 000 kronor för större. Timpriset hamnar oftast mellan 150 och 400 kronor beroende på ort.
När blir föreningen arbetsgivare för städningen?
Betalar föreningen en medlem för städning och ersättningen närmar sig omkring 1 000 kronor per år, uppstår krav på skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Det är en av de starkaste anledningarna att i stället upphandla en extern leverantör.
Vad kostar trappstädning hos Varbergs HemService?
Priset beror på fastighetens storlek, antal uppgångar och önskad frekvens, och lämnas efter ett platsbesök. Aktuella priser och kontaktuppgifter för trappstädning och kontorstjänster finns på webbplatsen.